Werkzeug · Leitfaden

KI und Kundendaten: was in der Schweiz gilt

Was Sie mit Kundendaten nicht in ChatGPT, Copilot oder Gemini kippen sollten — nach revDSG, nicht nach DSGVO. Und wen eine Busse überhaupt treffen würde.

Kein Formular, keine E-Mail-Adresse. Weitergeben an alle, die bei Ihnen KI-Werkzeuge benutzen.

Warum die meisten Ratgeber Ihnen nur halb helfen

Praktisch alles, was auf Deutsch über KI und Datenschutz geschrieben wird, ist DSGVO-Material aus Deutschland. Für einen Betrieb in Lachen, Pfäffikon oder Rapperswil gilt aber zuerst das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz, seit dem 1. September 2023. Es ähnelt der DSGVO in der Logik, unterscheidet sich aber in genau den Punkten, die Ihnen Sorgen machen — vor allem bei den Bussen.

Der wichtigste Satz vorweg: Das Datenschutzgesetz ist auf KI direkt anwendbar. Es gibt kein KI-Sondergesetz in der Schweiz, aber sobald Personendaten in ein KI-Werkzeug fliessen, gilt das ganz normale Gesetz. Das ist auch die Position des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten.

1 · Es geht nur um Daten natürlicher Personen

Anders als früher schützt das revidierte Gesetz nur noch Daten natürlicher Personen. Daten über Firmen als solche fallen nicht mehr darunter. Das klingt nach einer grossen Erleichterung für B2B-Betriebe — ist es aber nur begrenzt: Der Einkäufer bei Ihrem Kunden ist eine natürliche Person. Sein Name, seine Adresse, seine Notizen im CRM sind Personendaten. Die Ausnahme ist also schmaler, als sie klingt.

2 · Wen eine Busse trifft — und wen nicht

Hier liegt das grösste Missverständnis. In der Schweiz gibt es keine DSGVO-artigen Unternehmensbussen in Millionenhöhe.

• Gebüsst werden natürliche Personen, nicht die Firma — bis CHF 250’000.
• Strafbar ist nur vorsätzliches Verhalten. Fahrlässigkeit ist nicht strafbar.
• Die meisten Tatbestände sind Antragsdelikte: Es braucht jemanden, der Anzeige erstattet.
• Das Unternehmen kann nur subsidiär gebüsst werden, bis CHF 50’000 — und nur, wenn die Ermittlung der verantwortlichen Person einen unverhältnismässigen Aufwand bedeuten würde.
• Der EDÖB büsst nicht. Verfolgt und beurteilt wird durch die Kantone; der EDÖB kann Anzeige erstatten.

Strafbar sind unter anderem: die vorsätzliche Verletzung der Informations- und Auskunftspflichten, die Bekanntgabe ins Ausland ohne zulässige Grundlage, die Übergabe an einen Auftragsbearbeiter ohne die gesetzlichen Voraussetzungen sowie die Missachtung einer Verfügung des EDÖB.

Das ist keine Entwarnung, sondern eine Einordnung: Das reale Risiko für einen KMU ist selten die Busse. Es ist der Reputationsschaden und der Kundenkonflikt, wenn herauskommt, dass Kundendaten irgendwo gelandet sind, wo sie nicht hingehören.

3 · Der KI-Anbieter ist ein Auftragsbearbeiter

Wenn Sie Personendaten in ein KI-Werkzeug geben, bearbeitet der Anbieter diese Daten in Ihrem Auftrag. Das Gesetz stellt dafür drei Anforderungen: Der Anbieter darf die Daten nur so bearbeiten, wie Sie es selbst dürften. Sie müssen sich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann. Und Unterauftragsverhältnisse brauchen Ihre vorgängige Genehmigung.

Der erste Punkt ist der interessante. Ein Anbieter, der Ihre Eingaben verwendet, um seine eigenen Modelle zu trainieren, bearbeitet die Daten zu einem eigenen Zweck — nicht mehr nur in Ihrem Auftrag. Genau deshalb ist die Wahl zwischen Gratis-Konto und Geschäftskonto keine Frage des Komforts, sondern die praktische Stellschraube.

Anders als die DSGVO schreibt das Schweizer Gesetz übrigens keinen Katalog von Pflichtklauseln für den Auftragsbearbeitungsvertrag vor. Ein schriftlicher Vertrag ist trotzdem der übliche und der einzig belegbare Weg.

4 · Ihre Daten gehen ins Ausland

Praktisch jedes KI-Werkzeug verarbeitet in den USA. Für die Bekanntgabe ins Ausland führt der Bundesrat eine Länderliste. Die USA stehen seit dem 15. September 2024 darauf — aber nur für Organisationen, die nach dem Swiss–U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Ein US-Anbieter ohne diese Zertifizierung profitiert davon nicht.

Ist das Zielland nicht auf der Liste und der Anbieter nicht zertifiziert, brauchen Sie eine eigene Grundlage — in der Praxis die Standardvertragsklauseln, die der EDÖB anerkannt hat. Prüfen Sie das pro Anbieter, nicht pauschal.

5 · Sagen Sie es in der Datenschutzerklärung

Sie müssen die betroffene Person bei der Beschaffung angemessen informieren: wer Sie sind, wozu Sie die Daten bearbeiten und an welche Empfänger oder Kategorien von Empfängern sie gehen. Gehen die Daten ins Ausland, müssen Sie zusätzlich den Staat nennen und die Garantie, auf die Sie sich stützen.

Ein eigener KI-Paragraf steht nicht im Gesetz. Die Pflicht ergibt sich indirekt: Der KI-Anbieter ist ein Empfänger, und er sitzt im Ausland. Der EDÖB geht weiter und verlangt Transparenz über Zweck, Funktionsweise und Datenquellen — sowie darüber, ob Eingaben zur Verbesserung des Modells weiterverwendet werden. Das ist die Auffassung der Aufsichtsbehörde, nicht durch Gerichte geklärt.

Gratis-Konto oder Geschäftskonto: der praktische Unterschied

Der Unterschied zwischen dem privaten Gratiskonto und dem Geschäftskonto ist rechtlich nirgends geregelt — aber er entscheidet in der Praxis darüber, ob Sie den Anbieter überhaupt als Auftragsbearbeiter behandeln können. Stand August 2026, laut den Angaben der Anbieter selbst:

Anbieter	Geschäftskonto / API	Privates Gratiskonto
OpenAI (ChatGPT)	Kein Training mit Ihren Daten, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlauben. Auftragsbearbeitungsvertrag verfügbar.	Daten aus den Diensten für Privatpersonen werden zum Training verwendet.
Anthropic (Claude)	Kein Training mit Ein- und Ausgaben aus den kommerziellen Produkten.	Nur bei Zustimmung, bei Sicherheitsprüfungen oder wenn Sie es aktivieren.
Microsoft 365 Copilot	Eingaben und Antworten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet.	Das Consumer-Produkt ist ein anderes — Angaben hier nicht geprüft.
Google Gemini	Für Workspace-Tarife bitte die aktuellen Angaben von Google prüfen.	Ausgewählte Unterhaltungen werden von Menschen geprüft und bis zu drei Jahre aufbewahrt. Google selbst schreibt: keine vertraulichen Informationen eingeben.

Diese Angaben ändern sich. Prüfen Sie sie beim Anbieter nach, bevor Sie eine Entscheidung darauf stützen — und halten Sie fest, wann Sie geprüft haben.

Was konkret zu tun ist

1. Legen Sie fest, welche KI-Werkzeuge im Betrieb überhaupt erlaubt sind — und schreiben Sie es auf.
2. Stellen Sie diese Werkzeuge auf Geschäftskonten um. Das ist der grösste Einzelschritt.
3. Klären Sie pro Anbieter, ob er nach dem Swiss–U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist.
4. Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung um die Empfängerkategorien und die Auslandsbekanntgabe.
5. Sagen Sie Ihrem Team, was nicht hineingehört: Gesundheitsdaten, Lohndaten, Bewerbungsunterlagen, vollständige Kundenlisten.
6. Halten Sie fest, wer das entschieden hat und wann — das ist Ihre Sorgfalt, dokumentiert.

Zwei Dinge, die Sie wahrscheinlich nicht müssen

Ein Bearbeitungsverzeichnis müssen Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitenden (Stand am 1. Januar) in der Regel nicht führen. Die Ausnahme greift nicht, wenn Sie in grossem Umfang besonders schützenswerte Personendaten bearbeiten oder Profiling mit hohem Risiko betreiben. Für den typischen Gewerbebetrieb heisst das: keine Pflicht — für eine Praxis mit Gesundheitsdaten sieht es anders aus.

Eine 72-Stunden-Frist bei einer Datenpanne gibt es in der Schweiz nicht. Gemeldet wird «so rasch als möglich», und nur, wenn die Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffene Person führt. Die Schwelle liegt damit höher als unter der DSGVO.

Häufige Fragen

Dürfen wir eine Kunden-E-Mail in ChatGPT einfügen, um eine Antwort zu formulieren?

Mit einem Geschäftskonto, bei dem kein Training stattfindet, einem geprüften Anbieter und einer Datenschutzerklärung, die das abdeckt: in der Regel vertretbar. Mit einem privaten Gratiskonto: nein. Entfernen Sie Namen und Kontaktdaten, wo es geht — was nicht drin ist, kann auch nicht abfliessen.

Wir sind ein reiner B2B-Betrieb. Betrifft uns das überhaupt?

Ja. Firmendaten sind nicht geschützt, die Menschen bei Ihren Firmenkunden aber schon. Ansprechpartner, E-Mail-Adressen und Gesprächsnotizen sind Personendaten.

Was ist mit dem KI-Gesetz der EU?

Für einen Schweizer Betrieb, der KI intern für Schweizer Kunden nutzt, ist es in der Regel nicht das Thema. Relevanter wird es, wenn Sie selbst KI-Systeme anbieten oder Ergebnisse in der EU landen. Die genaue Reichweite ist in Grenzfällen umstritten. Die Schweiz hat kein eigenes KI-Gesetz in Kraft; ein Entwurf zur Umsetzung der Europarats-Konvention wird bis Ende 2026 erwartet.

Brauchen wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Wenn die Bearbeitung ein hohes Risiko für die Persönlichkeit der betroffenen Personen mit sich bringt, ja. Der EDÖB nennt das im KI-Kontext ausdrücklich. Für den Einsatz eines Textwerkzeugs im Büroalltag ist das meist nicht der Fall, für automatisierte Entscheide über Menschen sehr wohl.

Quellen

Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1) · Datenschutzverordnung (DSV) inkl. Anhang 1 · KMU-Portal des Bundes zum revDSG · EDÖB: Datenschutzgesetz ist auf KI anwendbar · Bundesrat zum Swiss–U.S. Data Privacy Framework · EDÖB-Meldeportale