Werkzeug · Checkliste
Die Marketing-Übergabe-Checkliste
Was dokumentiert sein muss, bevor die Person geht, die bei Ihnen Marketing nebenbei macht. Oder bevor Sie die Agentur wechseln. Beides kommt schneller, als man denkt.
Kein Formular, keine E-Mail-Adresse. Ausdrucken, abhaken, im Team weitergeben.
Warum das fast jeden Betrieb einmal trifft
In den meisten KMU ist Marketing über die Jahre gewachsen, nicht geplant worden. Jemand hat einmal das Google-Profil angelegt, jemand anders die Facebook-Seite, die Domain läuft noch über den Registrar-Zugang eines ehemaligen Mitarbeiters, und die Agentur hat irgendwann ein Werbekonto eröffnet. Solange alle da sind, funktioniert das.
Der Moment, in dem es nicht mehr funktioniert, ist immer derselbe: Jemand geht. Und dann stellt sich heraus, dass die Zugänge an einer Person hingen und nicht am Betrieb. Ich habe Betriebe gesehen, die ihre eigene Domain zurückkaufen mussten, und Betriebe, deren Google-Profil ein halbes Jahr lang niemand ändern konnte.
Diese Checkliste verhindert das. Arbeiten Sie sie einmal durch, halten Sie das Ergebnis an einem Ort fest, auf den zwei Personen im Betrieb Zugriff haben — fertig.
1 · Domain und Hosting
- Bei welchem Registrar liegt die Domain, und auf welches Konto läuft sie?
- Wer ist im WHOIS als Inhaber eingetragen — der Betrieb oder eine Person?
- Läuft die automatische Verlängerung, und auf welche Karte?
- Wann läuft die Domain ab? (Eintrag im Kalender, nicht im Kopf.)
- Wo liegen die DNS-Einträge, und wer kann sie ändern?
- Wer verwaltet das SSL-Zertifikat und dessen Erneuerung?
- Gibt es weitere Domains — Schreibvarianten, alte Marken, .com neben .ch?
2 · Website
- Admin-Zugang zum CMS — mindestens zwei Personen im Betrieb, nicht nur die Agentur.
- Zugang zum Hosting-Panel und zu FTP/SFTP.
- Wo liegen die Backups, wie oft laufen sie, und wurde je eine Wiederherstellung getestet?
- Welche Themes, Plugins oder Module sind kostenpflichtig, auf wen laufen die Lizenzen, wann verlängern sie?
- Falls es ein Code-Repository gibt: Wer hat Zugriff?
- Wer bezahlt was — eine Liste der wiederkehrenden Rechnungen rund um die Website.
3 · Google
- Google Unternehmensprofil: Wer ist Inhaber, wer nur Verwalter? (Siehe die Fallen weiter unten.)
- Google Analytics: Kontozugriff auf Administratorstufe, nicht nur Leseansicht.
- Google Search Console: Eigentumsnachweis — wie wurde er erbracht, und überlebt er einen Website-Umbau?
- Google Tag Manager: Container-Zugriff.
- Google Ads: Wem gehört das Konto? Ist es mit einem Verwaltungskonto (MCC) der Agentur verknüpft?
- Welche Zahlungsmethode hinterlegt ist — Firmenkarte oder private Karte?
4 · Werbekonten und Social Media
- Meta: Wem gehört der Business Manager, und in wessen Business Manager liegt die Facebook-Seite?
- Instagram: Verknüpfung mit der Seite, und wer kennt das Passwort des Ursprungskontos?
- LinkedIn-Unternehmensseite: mindestens zwei Super-Admins aus dem Betrieb.
- Weitere Plattformen (TikTok, Pinterest, YouTube): Konto-Inhaberschaft und Wiederherstellungs-E-Mail.
- Auf welche E-Mail-Adressen laufen diese Konten — persönlich oder eine Funktionsadresse?
5 · E-Mail, Newsletter und CRM
- Newsletter-Werkzeug: Administratorzugang und ein aktueller Export der Empfängerliste.
- Wer besitzt die Liste rechtlich, und liegt die Einwilligung dokumentiert vor?
- Transaktionsmails und SMTP-Zugangsdaten (Bestätigungen, Formularmails).
- CRM: Zugang, Exportmöglichkeit und ein tatsächlich gemachter Export.
- Formulare der Website: Wohin gehen die Einträge, und wer bekommt die Benachrichtigung?
6 · Inhalte und Rechte
- Fotos: Wo liegen die Originaldateien, und welche Nutzungsrechte haben Sie schriftlich?
- Dürfen Sie Bilder von Mitarbeitenden weiter verwenden, die den Betrieb verlassen haben?
- Logo in allen Formaten, inklusive Vektordatei — nicht nur als PNG aus einer Präsentation.
- Schriftlizenzen für Web und Print.
- Videomaterial und Rohschnitte.
- Texte, die eine Agentur geschrieben hat: Sind die Rechte übertragen?
Die drei Fallen, die fast immer zuschlagen
Falle 1: Verwalter ist nicht Inhaber.
Beim Google Unternehmensprofil gibt es Inhaber und Verwalter. Wer Inhaber ist, kann alle anderen entfernen — auch Sie. Viele Betriebe sind auf ihrem eigenen Profil nur Verwalter, weil eine Agentur oder ein früherer Mitarbeiter das Profil angelegt hat. Prüfen Sie das zuerst, es ist der häufigste und ärgerlichste Fall.
Falle 2: Die Seite liegt im Business Manager der Agentur.
Bei Meta hängt die Facebook-Seite an einem Business Manager. Hat die Agentur ihn erstellt, liegt Ihre Seite in deren Struktur. Beim Wechsel wird daraus eine Verhandlung statt einer Übergabe. Richtig ist: Ihr Betrieb besitzt den Business Manager und gibt der Agentur eine Partnerrolle.
Falle 3: Konten auf persönlichen E-Mail-Adressen.
Registrar, Werbekonten und Analytics laufen erstaunlich oft auf die private oder persönliche Adresse eines Mitarbeitenden. Geht die Person, geht die Wiederherstellungs-E-Mail mit. Legen Sie eine Funktionsadresse an — marketing@ihredomain.ch — und hängen Sie alles dort an.
Was Sie heute in dreissig Minuten tun können
- Öffnen Sie Ihr Google Unternehmensprofil und schauen Sie nach, ob Ihr Betrieb Inhaber ist.
- Prüfen Sie im WHOIS, wer als Domain-Inhaber steht.
- Legen Sie eine Funktionsadresse an, falls es keine gibt.
- Machen Sie einen Export Ihrer Newsletter-Liste und legen Sie ihn ab.
- Halten Sie den Rest der Liste in einem einzigen Dokument fest, auf das zwei Personen Zugriff haben.
Das ist keine Marketingarbeit. Es ist Betriebssicherheit — und es ist in einem halben Tag erledigt, solange die Person, die es weiss, noch im Haus ist.
Reden wir 20 Minuten.
Zuerst ein kurzes Gespräch: Ich will verstehen, wie Sie arbeiten, was Sie verkaufen und an wen. Danach schaue ich in Ihr Konto und sage Ihnen, was ich sehe. Kein Pitch, kein Verkaufsdruck.
Lieber erst selbst schauen? Der gratis Selbstcheck dauert 5 Minuten.